KOMUNIKASI Dalam ORGANISASI

Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi terdengar mudah dilakukan dan setiap orang menganggap bahwa mereka bisa melakukannya. Tetapi komunikasi yang seperti apakah yang dianggap sebagai komunikasi yang efektif? Setiap aktivitas komunikasi sehari-hari biasanya tidak terstruktur, sehingga peran komunikator menjadi tumpang tindih. Hal itu berakibat pula pada makna dari komunikasi yang dilakukan.

Komunikasi pada umumnya didefinisikan sebagai kegiatan saling bertukar pendapat, atau hubungan antara manusia, baik individu maupun kelompok. Komunikasi manusia merupakan proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih. Dari pernyataan ini maka komunikasi berhubungan dengan makna yang dapat diperoleh diantara pihak-pihak yang melakukan komunikasi.

           

Menurut A.W. Wijaya (2000: 15) komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. komunikasi akan dapat berhasil apabila sekiranya timbul saling pengertian, yaitu jika kedua belah pihak, si pengirim dan si penerima informasi dapat memahaminya. Hal ini tidak berarti bahwa kedua belah pihak harus menyetujui sesuatu gagasan tersebut, tetapi yang penting adalah kedua belah pihak sama-sama memahami gagasan tersebut. Dalam keadaan seperti inilah baru dapat dikatakan komunikasi telah berhasil baik (komunikatif).

Berikut ini pengertian komunikasi berdasarkan para ahli :

1. Onong Cahyana Effendi, komunikasi merupakan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu , mengubah sikap , pendapat , atau perilaku , baik dengan cara lisan ( langsung ) ataupun tidak langsung ( melewati media )

2. Raymond Ross, komunikasi merupakan proses menyortir , memilih , serta pengiriman simbol - simbol yang sedemikian rupa sehingga membantu pendengar menanggapinya dengan respon atau makna dari pemikiran yang sama dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

3. Harold Laswell, komunikasi merupakan gambaran mengenai siapa , berbicara apa , melewati media apa , terhadap siapa , serta apa dampaknya.

4. Gerald R. Miller, komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima secara sadar untuk mempengaruhi perilaku mereka

5. Himstreet dan Beaty, komunikasi merupakan sebuah proses pertukaran informasi antar individu melewati sebuah sistem yang lazim ( biasa ) , baik dengan simbol - simbol , sinyal - sinyal , maupun perilaku atau tindakan.

Sejarah

Perilaku organisasi sebagai terjemahan dari Organizational Behavior, diartikan sebagai studi yang menyangkut aspek-aspek tingkah laku manusia dalam suatu organisasi atau suatu kelompok tertentu. Kita mengenal lebih jauh tentang perilaku organisasi berarti kita mencoba untuk membuktikan adanya perubahan-perubahan fundamental dalam lingkup ilmu organisasi dan managemen dewasa ini. Organisasi dasar terhadap perilaku manusia makin dirasakan urgensinya bagi setiap management di tingkat manapun dengan tujuan praktis untuk mendeterminasi bagaimanakah perilaku manusia itu mempengaruhi usaha-usaha pencapaian tujuan organisasi.

Studi tentang perilaku organisasi merupakan dimensi baru dalam arena studi ilmu organisasi dan Managemen. Kini telah berkembang dengan pesatnya, bersamaan dengan berkembangnya Pendekatan Ke-perilakukan (Behavioral Approach terutama pada dekade terakhir setelah Perang Dunia Ke II.

Dalam penguraian tulisan ini akan diketengahkan sekilas tentang dasar-dasar dan pengertian perilaku organisasi yang mencakup tujuan untuk memotivasikannya sebagai upaya pemanfaatan sumberdaya manusia dalam pencapaian produktivitas organisasi yang lebih tinggi. Seringkali dinyatakan, bahwa setiap orang menganggap dirinya sebagai suatu keadaan tertentu seperti apa yang diinginkan dan dicita-citakannya. Namun sebenarnya mereka senantiasa mencoba mendekati keseimbangan yang tepat antara unsur individualistis dan kolektivitas dalam struktur sosialnya.

Dalam setiap organisasi yang merupakan struktur sosial yang ada di masyarakat modem ini, menyingkapkan lebih jauh bahwa mereka pun yang menjadi anggota setiap organisasi senantiasa mencoba untuk menunjukkan keseimbangan yang tepat dan sekiranya dapat diusahakan untuk dibina agar intensitas tabiat, tingkah laku dan kepribadiannya merupakan perilaku organisasi.

Siagian (1992) memberikan batasan bahwa Perilaku Organisasi adalah keseluruhan tabiat dan sifat seseorang yang tercermin dalam ucapan dan tindak-tanduknya sebagai anggota suatu organisasi. Perilaku yang tercermin dalam tabiat dan sifat tersebut merupakan pencerminan pula dari kepri-badian orang yang bersangkutan.

Proses Komunikasi dalam Organisasi

Istilah proses dalam komunikasi pada dasarnya menjelaskan tentang bagaimana komunikasi itu berlangsung melalui berbagai tahapan yang dilakukan secara terus menerus, berubah-ubah, dan tidak ada henti-hentinya dalam rangka penyampaian pesan. Proses komunikasi merupakan proses yang timbal balik karena antara si pengirim dan si penerima pesan saling mempengaruhi satu sama lainnya. Dengan demikian akan terjadinya perubahan tingkah laku di dalam diri individu, baik pada aspek kognitif, afektif, atau psikomotor.

Melalui proses komunikasi akan dapat ditentukan keputusan apa yang akan dilakukan oleh setiap individu atau kelompok tentang bagaimana menentukan langkah atau hasil yang akan diperoleh ke depan, karena dengan komunikasi akan dapat dijadikan pedoman dalam menentukan apakah kerjasama dapat dilanjutkan atau tidak dapat dilanjutkan.

Komunikasi sangat berperan dalam menjaga kebutuhan manusia, karena komunikasi dibangun sebagai sebuah mekanisme penyesuaian diri untuk manusia. Mekanisme penyesuaian diri adalah alat bagi manusia yang digunakan untuk menolong mereka mengenali dan merespon yang mengancam eksistensinya. Komunikasi menolong orang tetap selamat karena mereka diberikan informasi tentang ancaman yang akan datang dan menolong mereka menghindari atau mengatasi ancaman-ancaman ini (Kreps 1986:170). Apa yang dikemu- kakan di atas menjelas-kan bahwa komunikasi memang sangat berperan dalam memenuhi kebutuhan manusia sebaaai mahluk sosial yang satu sama lainnya akan berinteraksi agar mereka tetap eksis baik sebagai individu maupun sebagai anggota kelompok dalam suatu masyarakat yang lebih luas.

Sementara itu seorane ahli komunikasi. Ross (1997: 110) mengatakan bahwa komunikasi sebagai “Proses di dalamnya mencakup pengertian, pemilihan dan pengiriman simbol-simbol dalam suatu cara untuk membantu seorang pendengar untuk merasa dan melukiskan kembali pikirannya yang berisikan pemahaman dari pemikiran si pengirim pesan”. Penjelasan ini menunjukkan bahwa komunikasi merupakan simbol aktivitas yang menggunakan orang dalam menolong mereka menginterpretasikan suatu pesan. Melalui proses tersebut diupayakan agar adanya data menjadikan informasi yang disampaikan akan menghasilkan penafsiran dan akan membantu untuk menolong predikat ke depan terhadap suatu rencana, dengan demikian komunikasi tersebut dapat merespon pesan dengan pemahaman yang kreatif.

Dalam proses komunikasi akan ditemukan berbagai elemen-elemen, elemen inilah yang membuat komunikasi berjalan secara efektif dan efisien. Jika elemen-elemen ini tidak digunakan maka komunikasi tidak akan berjalan sebagaimana mestinya. Menurut Djatmiko (2002:57). Elemen- elemen yang dibutuhkan dalam suatu proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:

§  Pengirim (Sender) yang memulai komunikasi. Dalam suatu organisasi, pengirim adalah

§  Mengkomunikasi- kannya kepada satu atau lebih orang lain.

§  Pengkodean (Encoding) adalah pengirim pengkodean informasi yang akan disampaikan dengan cara menerjemahkan ke dalam serangkaian simbol atau isyarat.

§  Pesan (Message) adalah bentuk fisik yang digunakan oleh pengirim untuk mengkodekan informasi. Pesan dapat berupa segala bentuk yang dapat dirasakan atau diterima oleh satu atau lebih indra penerima.

§  Saluran (Chcmnel) atau kanal ialah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, misalnya udara untuk pesan yang disampaikan dengan kata-kata, atau kertas untuk pesan yang disampaikan dalam bentuk tulisan.

§  Penafsiran kode (Decoding) adalah proses di mana penerima menafsirkan pesan dan menerjemahkanya menjadi informasi yang berarti baginya.

§  Penerima (Receiver) adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim.

§  Gangguan (Noise) adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan proses komunikasi.

§  Umpan balik (Feed- back) adalah kebalikan dari proses komunikasi yang menyatakan reaksi terhadap komunikasi dari pengirim.

Dengan elemen-elemen tersebut di atas, maka gagasan atau ide-ide yang disampaikan diharapkan akan menemui sasarannya dengan baik. Walaupun dalam kenyataannya banyak orang berbeda dalam mendefinisikannya, seperti yang dikemukakan Preston (1979:11) bahwa “Komunikasi adalah gagasan sederhana setiap orang melaksanakannya. Untuk orang- orang tertentu, komunikasi adalah telepon, telegram atay hanya sebagai penerima gosip. Bagi yang lainnya komunikasi berhubungan dengan media, seperti film dan juga telepon yang merupakan bagian-bagian yang terpenting dalam berkomunikasi. Komunikasi adalah suatu kemampuan bagaimana berbicara dan mengungkapkan gagasan-gagasan kita kepada bawahan, pimpinan atau sesama teman”.

Penjelasan di atas sebenarnya mungkin saja terjadi karena komunikasi itu sendiri adalah proses menyampaikan pesan dari seseorang kepada orang dengan menggunakan media tertentu yang memungkinkan si pengirim pesan dapat menyampaikan gagasannya dan orang yang menerima pesan dapat menerima pesan tersebut. Dalam komunikasi pesan yang disampaikan bisa secara verbal, nonverbal ataupun menggunakan simbol- simbol atau kata-kata baik yang dinyatakan secara oral atau lisan maupun secara tertulis (Muhammad, 1995:95). Komunikasi nonverbal adalah penciptaan dan pertukaran pesan dengan tidak menggunakan kata-kata, tetapi menggunakan gerakan tubuh, sikap tubuh, vokal yang bukan kata-kata, kontak mata, ekspresi muka, kedekatan jaraj dan sentuhan (Muhammad, 1995: 130). Berdasarkan kutipan- kutipan di atas, jelaslah bahasa proses komunikasi, akan dapat berlangsung secara efektif, apabila komunikator dalam menyampaikan suatu pesan kepada komunikan dengan menggunakan alat atau media yang sesuai dengan pesan yang disampaikan, sehingga komunikan dapat mengerti dengan baik tentang apa yang disampaikan dan diharapkan akan terjadi respon atau umpan balik bahkan perubahan perilaku dari komunikan.

Unsur-Unsur Komunikasi

Dalam proses komunikasi terdapat tiga unsur utama yang wajib terpenuhi karena merupakan sebuah bentuk kesatuan yang utuh dan bulat. Bila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Setiap unsur dalam komunikasi itu mempunyai hubungan yang sangat erat dan saling ketergantungan satu sama lainnya. Unsur-unsur komunikasi tersebut yaitu :

•           Komunikator / pengirim / sender , yaitu orang yang menyampaikan isi pernyataannya terhadap komunikan. Komunikator bertanggung jawab dalam faktor mengirim kabar dengan jelas , memilih media yang cocok untuk menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik oleh komunikan.

•           Komunikan / penerima / receiver , yaitu dalah penerima pesan yang disampaikan oleh komunikator. Dalam proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mememahami isi pesan yang telah disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada komunikator untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dipahami secara sempurna.

•           Saluran / media / channel , yaitu saluran atau jalan yang dilalui oleh pesan pernyataan komunikator terhadap komunikan maupun sebaliknya. Pesan dapat berupa kata–kata dan tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain yang dapat dipakai untuk mengirim melewati beberapa channel yang berbeda, seperti telepon , televisi , fax , photo copy , email , dan sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat kabar yang bakal disampaikan (Wursanto,1994).

Hambatan-Hambatan Komunikasi

Beberapa halangan dapat memperlambat dan mengubah komunikasi menjadi tidak efektif, diantaranya yaitu:

1. Penyaringan

Dalam proses menyaring informasi ini, pengirim pesan dengan sengaja menyaring dan menyeleksi informasi sehingga penerima hanya menerima pesan yang baik dan bagus saja. Sebagai contoh: Seorang manajer yang melaporkan informasi kepada bosnya berupa informasi yang baik-baik saja merupakan bentuk penyaringan informasi, karena tidak semua informasi yang disampaikan.

2. Persepsi Penyeleksian

Persepsi penyeleksian menyebabkan seseorang melakukan komunikasi berdasarkan apa yang menjadi kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik pribadi orang tersebut. Sebagai contoh:seorang pewawancara yang mengharapkan karyawan wanita untuk melamar akan lebih cenderung positif dan antusias saat ada pelamar kerja wanita dibandingkan pelamar kerja pria.

3. Kelebihan Informasi

Setiap individu punya kapasitas terbatas untuk memproses data. Ketika informasi yang diterima melebih kapasitas kita dalam menerima, maka terjadilah kelebihan informasi. Sebagai contoh: seorang karyawan yang menerima informasi terlalu banyak dari bosnya akan menyebabkan karyawan tersebut menjadi stress dan terbeban dengan banyak informasi yang diperoleh, sehingga menghambat feedback dari karyawan tersebut.

4. Emosi

Seseorang dapat menterjemahkan pesan yang sama dengan berbeda saat pesan tersebut disampaikan dalam kondisi marah dan kondisi bahagia. Sebagai contoh: seorang anak yang dinasehati orang tuanya dengan kasih sayang dan penuh canda akan memiliki respon yang berbeda dengan anak yang dinasehati orang tuanya dengan penuh amarah dan bentakan.

5. Bahasa

Kata-kata yang sama bisa memiliki arti yang berbeda dalam bahasa yang berbeda. Bahkan dalam bahasa yang sama pun, setiap orang bisa memiliki pengertian yang berbeda satu sama lain. Usia dan konteks kejadian menjadi 2 faktor yang berpengaruh besar terhadap perbedaan tersebut. Contoh: dalam bahasa Medan, tulang berarti paman, sedangkan dalam bahasa Indonesia tulang artinya tulang

6. Hening/Bungkam

Mudah bagi seseorang untuk memilih diam dan tidak berkomunikasi, karena adanya alasan kurangnya informasi yang diterima. Diam/bungkam dan menyembunyikan informasi merupakan hal yang umum dan juga merupakan masalah. Penelitian menunjukkan setiap karyawan setidaknya akan bungkam/diam mengenai suatu urusan/persoalan yang signifikan. Hal ini menyebabkan adanya halangan bagi manajer untuk berkomunikasi dan mengetahui mengenai informasi tentang masalah apa yang terjadi, baik secara operasonal maupun faktor psikologi orang tersebut.

7. Ketakutan/Kekhawatiran dalam Komunikasi

Banyak orang yang memiliki ketakutan/kekhawatiran dalam proses komunikasi langsung. Sebagian besar orang mengalami kesulitan saat berkomunikasi tatap muka secara langsung, sehingga banyak orang yang mengandalkan media/sarana untuk berkomunikasi seperti catatan atau telpon. Hal ini menjadi halangan dalam proses komunikasi yang efektif karena adanya faktor eksternal yang dapat menyebabkan tidak tersampaikannya pesan.

8. Berbohong/Menipu

Halangan komunikasi yang efektif terakhir ialah berbohong. Saat seseorang berbohong maka pesan yang sesungguhnya tidak tersampaikan dengan baik sehingga antara penerima maupun pengirim pesan tidak memiliki informasi yang sama. Mengenai berbohong dalam proses komunikasi merupakan hal yang berbahaya karena tidak semua orang dapat mendeteksi apakah pesan yang disampaikan merupakan informasi yang benar atau kebohongan.