PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN GUDANG

PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN 

GUDANG MATERIAL PENUNJANG

PADA PT ABADI JAYA

Sistem Manajemen Gudang

Gwynne Richards (2011) mendefinisikan gudang sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang paling rendah. Manajemen pergudangan dirancang bertujuan untuk mengontrol kegiatan pergudangan yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biaya-biaya yang ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang yang efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di gudang. Menurut Arnold (2008) fixed location system adalah sistem penempatan barang pada lokasi yang telah ditentukan sebelumnya dan tidak dapat dicampur dengan barang-barang yang berbeda jenis dari yang telah ditentukan. Barang yang disimpan kelihatan rapi dan gampang ditemukan. Metode ini biasanya dipakai oleh gudang kecil yang tidak terlalu menyimpan banyak barang di dalamnya. Menurut Arnold (2008) floating location system adalah sistem yang membuat penempatan barang pada gudang dapat diletakkan pada lokasi yang berbeda-beda. Tidak adanya penentuan tempat dalam peletakan barang membuat penggunaan tempat yang ada tersedia menjadi lebih efisien. Barang pada gudang dapat diletakkan dimana saja, yang penting termuat lokasinya pada sistem.

Standard Operating Procedure (SOP)

Sebuah prosedur operasi yang standar atau biasa disingkat SOP sangatlah dibutuhkan dalam dunia industri. SOP yang sudah dibentuk haruslah diteliti dan dibandingkan dengan keadaan sesungguhnya di lapangan, guna memastikan semua kegiatan berjalan sesuai standar (Tompkins and Smith, 1998).  SOP tidaklah harus dalam bentuk dokumen. Salah satu contoh SOP selain dokumen yaitu bulletin form, seperti dibahas oleh Rahardjo dan Rahardjo (2013). Dalam penelitiannya, mereka menyatakan bahwa bulletin form dapat digunakan sebagai SOP bagi operator mesin yang mengoperasikan mesin setiap harinya. Dengan begitu, peningkatan yield yang telah dicapai dapat stabil dan memiliki kecenderungan untuk meningkat.

Perbaikan Tata Letak Gudang

Tata letak gudang sangatlah penting untuk diperhatikan, karena dapat berhubungan langsung dengan lamanya waktu penyelesaian aktivitas dan kesalahan stok. Hapsari et.al. (2011) membuktikan betapa pentingnya perbaikan tata letak gudang, karena pada kondisi awalnya produk sulit untuk dicari, karena belum adanya penataan untuk penempatan produk dan pengaturan alokasi space. Oleh sebab itu, diperlukan penataan gudang yang memperhatikan tingkat turn over dan sifat dari masing-masing kelompok jenis produk, serta space yang tersedia. Irawan (2014) menunjukkan bahwa permasalahan yang terjadi dikarenakan SOP tidak dijalankan dengan baik. Leopatria dan Palit (2013) menyatakan bahwa rancangan perhitungan dan perbaikan nota-nota yang dibuat dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada gudang.

PT Abadi Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa offset printing, mulai untuk produk dari etiket, label, sampai dengan beraneka ragam kemasan yang terbuat dari duplex carton box. Bermacam-macam produk yang diproduksi menjadikan PT Abadi Jaya membutuhkan penanganan gudang yang baik. Gudang merupakan bagian yang penting dari suatu proses produksi, dikarenakan gudang merupakan tempat penyimpanan material produksi. Manajemen gudang sangat diperlukan agar aliran rantai pasok dapat berjalan dengan baik. Tata letak juga memegang peranan penting dan memiliki banyak dampak strategis bagi perusahaan. Tata letak mempengaruhi perusahaan dari segi kapasitas, aliran material, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, dan lain sebagainya. PT Abadi Jaya sedang mengembangkan gudang untuk material penunjang yang dibutuhkan ketika melakukan proses produksi. Gudang material lama akan dibuat menjadi Gudang Material Penunjang yang dikembangkan dan bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar proses produksi. Gudang Material Penunjang ini berisi material yang dibutuhkan mesin ketika beroperasi, Bmaupun acuan warna dalam produksi. Material ini mempunyai masa hidup (shelf life), karena itu harus tersedia ketika akan produksi. Gudang Material Penunjang ini juga diharuskan dapat menangani dan mengatur material yang dibutuhkan untuk produksi, tidak seperti gudang material lama yang bersifat hanya sebagai tempat peletakan barang selesai pakai tanpa pengontrolan material di dalamnya. Gudang Material Penunjang diharapkan mempunyai suatu sistem yang dapat memperlancar keluar masuknya barang dan dapat dicari dengan mudah. Untuk itulah tata letak penempatan barang dalam Gudang Material Penunjang perlu diatur dengan baik. Pelabelan barang dalam Gudang Material Penunjang juga harus benar dan mudah untuk menemukan barang yang dicari. PT Abadi Jaya memiliki berbagai macam produk dan membutuhkan berbagai macam material penunjang yang berbeda-beda untuk setiap produknya. Material penunjang yang dibutuhkan untuk proses produksi secara umum terdiri dari 7 jenis yaitu pisau plong, dieline, map approval, contoh cetakan, klise emboss/ hotstamp, plate, dan polymer. Map approval, contoh cetakan, dan dieline akan diletakkan pada map besar, sedangkan polymer akan diletakkan pada dus-nya. Jenis material dan dimensinya yang akan disimpan pada Gudang Material Penunjang dapat dilihat pada Tabel 1. Material pada gudang mempunyai masa hidup (shelf life) dan harus dikontrol agar tidak membuat gudang menjadi penuh.

Jenis dan Dimensi Material                

Jenis Material	Panjang (cm)	Lebar (cm)	Tinggi (cm)
Plate	113	0.2	93
Pisau plong	115	3	83
Klise Emboss	15	0.5	7
Dus Polymer	113	5	83
Map Besar	116	2	88

Kondisi Awal Gudang Material l

Gudang material awal terbagi menjadi 2 lokasi penyimpanan yaitu gudang pisau yang menyimpan pisau plong dan gudang dieline yang menyimpan dieline, map approval, dan contoh cetakan. Material lain ada yang diletakkan pada lantai produksi, tempat pembuatan pisau, maupun sepanjang jalan menuju produksi. Pada gudang pisau terdapat 1 staf yang membantu penyimpanan dan pengeluaran pisau plong. Pada gudang dieline juga terdapat 1 staf yang mengeluarkan dan menyimpan dieline, contoh cetakan, dan map approval. Pada kedua gudang tidak terdapat sistem pencatatan keluar masuk material. Sistem gudang penerimaan material dilakukan pada saat material yang baru selesai dibuat/ dibeli dan ketika bagian produksi selesai memakai material tersebut maka akan dikembalikan kepada staf gudang. Material yang baru dibuat/ dibeli akan disimpan dahulu pada gudang sampai ketika dibutuhkan oleh produksi. Material yang telah selesai dipakai juga akan disimpan oleh staf gudang. Staf gudang mengeluarkan material dan mengantarkannya ke bagian produksi yang memakai material tersebut ketika ada permintaan. Ada beberapa permasalahan pada gudang material yang sekarang. Gudang pisau yang penuh dan pencarian material yang susah setiap kali dibutuhkan merupakan permasalahan pada gudang material sekarang. Permasalahan yang ada pada gudang material harus diselesaikan sampai pada akar permasalahannya. Hal ini dilakukan agar masalah awal tidak kembali lagi dan membuat penyelesaian masalah menjadi sia-sia. Akar-akar permasalahan digolongkan ke dalam sisi man dan method saja, dikarenakan kedua faktor tersebutlah yang paling berpengaruh menyebabkan masalah terjadi.

Sebagian besar akar permasalahan dari permasalahan gudang penuh adalah karena tidak adanya aturan yang dibuat untuk mengatur gudang material. Dari sisi “man” staf gudang material tidak berfungsi sebagai pengontrol material, tetapi lebih ke arah persiapan material untuk produksi. Material untuk produk-produk lama banyak yang tidak terpakai dan tidak dikeluarkan dari gudang membuat tumpukan material semakin banyak. Staf gudang tidak ada yang mempunyai inisiatif untuk melakukan perubahan atau perbaikan pada gudang materialnya. Akar permasalahan dari sisi “man” yang membuat pencarian material susah pada gudang material adalah karena staf bergantian setiap shift-nya menyebabkan buruknya informasi soal penempatan material yang keluar masuk pada gudang selama jam kerja shift-nya ketika berganti shift. Staf tidak saling menginformasikan untuk peletakan material yang masuk keluar, hanya memberi tahu bahwa material apa saja yang masuk dan keluar. Label yang tidak jelas dikarenakan penamaan material oleh staf gudang sering disingkat juga membuat pencarian akan material yang dibutuhkan semakin susah. Dari sisi “method” yang menjadi akar masalahnya adalah tidak adanya aturan yang jelas mengenai bagaimana penataan material pada rak, tidak ada perintah atau aturan untuk mencatat material keluar masuk, dan tidak ada aturan mengenai kejelasan stok opname. Tidak berjalannya inspeksi/stok opname juga membuat material semakin banyak dan membuat pencarian material bertambah susah. Staf bergantian setiap shift Informasi penempatan tidak jelas antar staf Penataan material pada rak sembarangan Tidak ada aturan tentang pengaturan material Tidak pernah ada inspeksi material Tidak ada aturan tentang hal ini Tidak ada aturan tentang hal ini Fokus staf terpecah karena merangkap pekerjaan lain Pekerjaan ringan jika hanya simpan-keluar material Label pada material tidak lengkap Penulisan label disingkat-singkat Tidak ada pencatatan material keluar-masuk.

Gudang Material Penunjang haruslah ditangani oleh orang yang fokus hanya pada pengaturan dan persiapan material penunjang untuk produksi seperti staf gudang bahan baku yang fokus dalam penyediaan bahan baku. Staf Gudang Material Penunjang harus mempunyai job description yang jelas agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya dalam pengoperasian gudang. Ada 2 SOP yang dibuat untuk Gudang Material Penunjang yaitu SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material, dan SOP pemusnahan material. Pada SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material, dapat dilihat bahwa yang pertama dilakukan adalah staf Gudang Material Penunjang melihat jadwal induk produksi dari PPIC agar dapat mengetahui produksi untuk produk mana yang jalan duluan. Setelah cek jadwal, maka staf harus mengecek material pada gudang apakah material penunjangnya tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia atau kapasitas material habis, maka staf gudang akan melakukan pengadaan material mengikuti instruksi kerja penyediaan material. Staf Gudang Material Penunjang selanjutnya menyiapkan material yang akan dipakai untuk produksi ketika material ada dan menunggu produksi mengambil material tersebut. Ketika produksi mau mengambil material, maka staf gudang harus mengikuti instruksi kerja pengeluaran dan pengembalian material. Dalam SOP pemusnahan material hal yang dilakukan pertama kali adalah staf gudang mendata dahulu material apa saja yang sudah tidak pernah keluar atau terpakai dalam kurun waktu 1 tahun. Setelah selesai membuat list materialnya staf gudang akan mengajukannya ke divisi marketing. Hal ini dilakukan karena marketing yang lebih memahami dan bisa memutuskan persoalan pesanan dari customer. Dari data material yang diajukan, hanya material yang disetujui oleh marketing yang akan dibuat BAP (Berita Acara Pemusnahan) dan diajukan ke marketing, GM, dan HR-GA untuk mendapat persetujuan pemusnahan. Data material yang tidak disetujui, materialnya akan tetap disimpan dan akan diajukan kembali untuk pemusnahan jika tidak/belum dipakai 6 bulan setelah pengajuan pertama. Aturan dan wewenang yang dibuat lebih bertujuan kearah penerapan proses agar menjadi lebih maksimal dan terkontrol. Aturan dan wewenang yang berlaku bagi staf, peminjam (produksi), maupun material.

Perancangan Tata Letak

Layout untuk Gudang Material Penunjang akan terbagi 2 yaitu gudang material dan kantor Gudang Material Penunjang. Layout yang digunakan sebagai gudang material adalah gudang pisau untuk menyimpan pisau plong, map besar, dan dus polymer.

 Gambar 3. Kantor Gudang Material Penunjang (Tampak Atas)

Gambar 4. Gudang Material (Tampak Atas)

Layout untuk kantor Gudang Material Penunjang adalah ruangan untuk material-material lain yang tidak masuk dalam gudang beserta kantor staf. Layout untuk kantor Gudang Material Penunjang dapat dilihat pada Gambar 3 dan gudang material pada Gambar 4. Material pada gudang material akan diletakkan pada rak yang sebelumnya digunakan pisau plong dan akan dibagi tempat peletakannya. Rak yang digunakan adalah rak tumpuk 3 dengan baris ke samping sebanyak 22.

Pelabelan dan Penyusunan Material

Pelabelan nama material pada Gudang Material Penunjang akan dibuat berdasarkan nama produk dan kode barang produk tersebut. Hal ini dilakukan agar memudahkan mencari material, serta dapat mencocokkan apakah material yang dicari sudah sesuai dengan kode barangnya atau tidak. Contoh pelabelan nama material pada fisik material : IN TONGJIE LUBANG – T037-0032.

Penyusunan material akan menggunakan penggabungan antara metode floating location system dan fixed location system yang dirasa lebih memungkinkan dan cocok untuk diterapkan disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Rak material akan diberikan abjad, mulai dari A-V seperti pada Tabel 2, kolom paling bawah akan mendapatkan tambahan angka 1, kolom tengah akan mendapat tambahan angka 2, dan kolom paling atas akan mendapat tambahan angka 3. Satu rak A akan terdiri dari kolom A1, A2, dan A3, begitu juga dengan rak lainnya. A1 berarti rak A untuk kolom paling bawah, A2 berarti rak A untuk kolom tengah, dan A3 berarti rak A untuk kolom paling atas. Penataan material pada rak diurutkan dari kode barangnya agar memudahkan pencarian material. Penataan selalu dimulai dari rak A1, kemudian ke A2, dan baru ke B1 (pengaturan sesuai materialnya, jika map besar, maka dimulai dari rak A3). Setelah meletakkan material tersebut, staf Gudang Material Penunjang akan meng-update pada tabel induk material untuk posisi material berada pada kolom mana.

Karen penggabungan dua metode dari floating location system yang memakai sistem pengalokasian dan fixed location system yang menggunakan metode pengurutan berdasarkan kode barangnya, maka sistem penataan ini juga mempunyai kelemahan. Kelemahan pada sistem ini adalah ketika ada pertambahan material baru dan tidak ada tempat kosong sesuai dengan kode barangnya, maka harus menggeser material yang sudah tertata sebelumnya. Untuk mengatasi kelemahan ini, maka material baru akan diletakkan dahulu pada rak ekstra (rak U) sampai ada material yang keluar dan memberikan space kosong yang dirasa cukup untuk menggeser material atau sampai pada saatnya stok opname nantinya (3 bulan sekali). Pada saat stok opname, staf Gudang Material Penunjang dapat mengatur kembali raknya bersamaan dengan mencocokkan data pada tabel materialnya. Kolom rak bagian kiri yang paling dekat dengan pintu (rak V) akan digunakan sebagai rak khusus material afkir (material yang rusak, sudah habis kapasitasnya, atau yang mau dimusnahkan). Seperti yang dapat dilihat pada Tabel 8 sebelumnya, untuk kolom rak paling atas (semua kolom 3, tidak termasuk rak U dan V) dipakai untuk penempatan map besar yang juga akan disusun dan di update seperti pisau plong. 2 kolom keatas dan 3 kolom kesamping paling belakang (tepatnya kolom 1 dan 2 rak J, K, L, M, N, O) pada rak akan digunakan untuk meletakkan polymer yang juga disusun dan di update seperti pisau plong.

Rancangan Operasional Sistem Manajemen Gudang

Rancangan ini dibuat untuk mengontrol Gudang Material Penunjang agar masalah yang sama tidak terjadi kembali. Pembuatan kartu stok dilakukan untuk mengetahui material apa saja yang lagi keluar dari gudang. Selain itu, pembuatan kartu stok sebagai kontrol terhadap posisi material agar material tidak diletakkan sembarangan pada lantai produksi. Kartu stok juga berfungsi sebagai pencocokan data material dengan stok fisik ketika dilakukannya stok opname. Kartu stok dibuat untuk setiap job yang jalan pada PT Abadi Jaya dan berisi list kelengkapan material yang digunakan untuk menjalankan produksi produk tersebut. Tidak semua produk memakai semua material penunjang. Material yang dipakai produk tersebut akan dicentang pada kolom status ketika material tersebut ada. Untuk dieline biasanya hanya ada 1 dan dapat dipakai untuk proses produksi dari offset sampai finishing 1. Kolom yang berisi nama dibawah tanggal pada kartu stok dipakai untuk tanda tangan peminjam. Seperti yang dilihat pada Tabel 10, material map besar di pinjam oleh Agus (Kepala regu offset) dan dikembalikan oleh Edi (Kepala sie finishing 1). Map besar diserahkan ke bagian finishing 1 dan tidak dikembalikan pada Gudang Material Penunjang dahulu, hal ini diperboleh-kan dengan aturan orang terakhir yang memakai akan mengembalikan. Jika produksi tidak mengembalikan material sampai waktu pada PO sudah selesai, staf Gudang Material Penunjang wajib menagih material tersebut pada produksi.

Penelitian ini berkontribusi dalam menyatukan penggunaan fixed dan floating location system. Berdasarkan pemilihan location system yang sesuai dengan kondisi perusahaan, sangatlah memungkinkan jika menggabungkan kedua tipe location system yang sebelumnya telah dijelaskan. Hal ini dikarenakan berguna untuk menggolongkan barang berdasarkan kode dan alokasi sistem secara bersamaan.

Daftar Pustaka

Richards, G. (2011). Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs In the Modern Warehouse. London: Kogan Page.

Arnold, J. R. Tony. (2008). Introduction to Material Management, (6th ed). New Jersey: Pearson Education, Inc.

Tompkins, J.A., and Smith, J.D. (1998). The Wrehouse Management Book, (2nd ed). North Carolina: Tompkins Press.

Rahardjo, B. dan Rahardjo, J., Peningkatan Yield Departemen XYZ pada PT X, Jurnal Titra, 1(2), 2013, pp. 199-206

Hapsari, et.al., Perbaikan Tata Letak Gudang Peralatan Rumah Tangga di Surabaya, Prosiding Seminar Nasional Industrial Service, 2011.

Irawan, A., Analisa Discrepancy pada Perusahaan Jasa Manajemen Warehouse di PT. Cipta Krida Bahari Samarinda, Ekonomia, 3(3), 2014, pp. 269-278.

Leopatria, M. dan Palit, H.C., Perancangan Sistem Manajemen Gudang Tepung di PT X, Jurnal Titra, 1(2), 2013, pp. 49-56.